GPT-6 Astraに文章づくりを手伝ってもらい、図解の力に驚いた

最近、GPT-6 Astraに文章づくりを手伝ってもらい、その能力の高さに驚きました。なかでも印象に残ったのが、文章の説明に添える図解を作る力です。

仕事の流れや仕組みを説明するとき、文章だけでは伝えにくいことがあります。誰から誰へ情報が渡るのか。いまの仕事を変えると、どこが変わるのか。そうした関係を図にできれば、読む人が全体をつかむ助けになります。今回は、身近な「問い合わせ対応」を題材に、このブログのために作成した三つの図解を紹介します。

文章と図を一緒に作る

GPT-6 AstraはOpenAIのAIモデルで、公式の説明でも文書作成やコーディングが用途に挙げられています。今回の図も、文字や線の位置を指定するSVGという形式で作り、ブログに載せる画像へ変換しています。

以下の図で見ていただきたいのは、説明する内容と配置の関係です。比較する内容をそろえる。作業の順番を矢印でつなぐ。確認すべき箇所を目立たせる。日本語の説明にも、見出しと補足で大きさの差をつける。文章で説明していることを、図の配置でも伝えられます。

この使い方は、業務マニュアルや社内の説明資料にも応用できそうです。文章を整理する段階で「ここは図にすると伝わりやすい」と考え、本文と図を一緒に整えていく。説明する相手に合わせて、情報の見せ方を考える選択肢が増えます。

問い合わせ対応を三つの図で説明する

以下は、この記事のために設定した架空の業務例です。同じ問い合わせ対応でも、何を伝えたいかによって、図の形を変えられます。

1. 改善の前後を並べる

メールや電話で受けた問い合わせを、それぞれの担当者が管理している職場を考えます。担当者が不在だと、ほかの人には対応状況が分かりません。そこで、問い合わせ内容と担当者、期限、進捗を共通の一覧に記録する運用へ変えるとします。

改善前と改善後を並べると、変わる部分に目が向きます。ここで伝えたいのは「担当者以外も状況を確認できるようにする」という変化です。電話で受けた内容も登録し、一覧を更新する作業が必要になります。こうした説明を、情報の置き場所と人とのつながりに置き換えて見せるのが、比較図の使いどころです。

2. 担当と手順を描く

次は、問い合わせを受けてから回答するまでの流れです。窓口で答えられる内容もあれば、専門の担当者に調べてもらう内容もあります。顧客から追加の情報をもらう場合もあるでしょう。

担当ごとに欄を分けると、誰のところで何が行われるかを追えます。専門担当に引き継いだあと、窓口へ結果が戻る経路も必要です。文章では長くなりがちな担当者間のやり取りを、欄と矢印で整理できます。新人向けの説明なら、自分の作業と前後の担当者とのつながりを確認する資料として使えそうです。

3. 情報の流れを描く

三つ目は、AIを使って回答案を作る仕組みです。問い合わせ内容に関連する社内資料を探し、その情報をもとにAIが回答案を作成する。担当者は参照元と回答案を確かめ、必要に応じて直してから顧客へ送ります。

この図では「何をもとに回答案を作るのか」「どこで人が確かめるのか」を見せます。根拠が見つからない場合は担当者による確認へ回します。画面の裏側にある仕組みも、情報の流れとして表せます。導入前の相談でも、このような図があれば、必要な資料や確認の役割について話を進められます。

図にする前に、伝えたいことを決める

図を依頼するときは、読む人と、伝えたいことを具体的にするとよさそうです。たとえば「新しく入った窓口担当者向けに、誰へ引き継ぐかが分かる図にしたい」と伝えます。これは依頼文の一例です。図ができたら、文字を追えるか、矢印が正しい相手につながっているか、説明に必要な例外が抜けていないかを確かめます。

図の見た目が整っていても、実際の仕事と合っているかは、その仕事を知る人の確認が必要です。修正を頼むときも、「引き継ぎ後に窓口へ結果を返す流れを加えたい」のように、直したい内容を伝えます。

文章の内容を図として見せられると、説明を考える幅が広がります。業務の説明文から図を作り、図を見て説明を見直す。社内の資料作りでも、読む人に伝わる形を考える助けになりそうです。